Was machen Bürokaufleute im Betrieb?

Bürokaufleute sind für alle organisatorischen und kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten zuständig. Sie sind in den meisten Betrieben, Behörden oder Verbänden zu finden und halten den Betrieb am Laufen. Sie zählen zu den „unproduktiven“ Beschäftigten, da sie keine Produkte und Güter herstellen. Sie sind jedoch für die Abwicklung der Betriebsvorgänge unverzichtbar.

Die Bürokaufleute sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei Information und Kommunikation innerhalb eines Betriebes. Die vielseitigen Tätigkeiten werden ergänzt durch die verschiedenen Möglichkeiten zur Spezialisierung, die sich durch die einzelnen Branchen ergeben. Während beispielsweise ein Bankkaufmann immer auf ähnliche Betriebsabläufe stoßen wird, in welcher Bank er auch arbeitet, kann sich das Tätigkeitsfeld eines Bürokaufmanns in einem Automobilhaus sehr von dem in einer Großbäckerei oder einem Bauunternehmen unterscheiden, da hier (beispielsweise bei Einkauf oder Angebotserstellung) auch immer das branchenspezifische Fachwissen einfließt. Gerade dies kann den Beruf des Bürokaufmanns sehr abwechslungsreich gestalten, setzt aber gleichzeitig eine hohe Vielseitigkeit des betreffenden Auszubildenden voraus.

Als Bürokaufmann organisiert man die Abläufe im Büro und muss stets den Überblick behalten. Kontakt mit Kunden, Vertretern oder Bewerbern gehört in vielen Abteilungen zum Alltag. Bei Besprechungen sorgen Bürokaufleute für die korrekte Vorbereitung und organisieren den Ablauf. Auch die Organisation von Dienstreisen Betriebsangehöriger inklusive Hotelreservierung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung gehören zum Aufgabenbereich. Weiterhin findet man natürlich auch in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung Bürokaufleute, die für die pünktliche Auszahlung der Gehälter, Abschlagszahlungen an Kranken- und Sozialkassen und die Urlaubsplanung verantwortlich sind. Die Personalabteilung ist außerdem für das korrekte Führen der Personalakten zuständig, damit der Personalchef immer sofort den Überblick über die von ihm angeforderten Daten hat. Nicht zuletzt ist auch die Abwicklung der Postbearbeitung Bestandteil der Tätigkeiten eines Bürokaufmanns. Posteingang, Verteilung an die jeweiligen Empfänger und Bearbeitung ausgehender Post (inklusive Versand) sind wichtige tägliche Vorgänge, ohne die keine Firma auskommt.

Zum Alltag gehört in fast allen Abteilungen der Schriftverkehr. Obwohl heute schon viel Korrespondenz über den Computer abgewickelt wird, muss der Bürokaufmann auch heute noch in der Lage sein, formal korrekte Anschreiben zu verfassen, normgerecht auszudrucken und zu verschicken. Bestellungen entgegennehmen oder bei Lieferanten einreichen ist dabei ebenso selbstverständlich wie das Schreiben von Rechnungen oder der Service bei der Kundenbetreuung. Die Lagerhaltung geht hierbei oft Hand in Hand mit der Verkaufsabteilung. Die korrekte Erfassung von Lagerbeständen, rechtzeitige Nachbestellung von Artikeln und Aktualisierung des Lagers sind von essentieller Bedeutung für eine kostengünstige und effiziente Lagerwirtschaft. Hierzu gehört natürlich auch die Warenannahme, Kontrolle der gelieferten Ware und eventuelle Reklamationen beim Lieferanten.